Sessiz toplantılar gündemde!

Sessizliği benimseyen, gerçek ya da sanal toplantılarda pek konuşulmayan şirketler de var. Peki ama tam olarak nasıl? Jeff Bezos toplantılarının sessiz geçmesini seviyor Amazon’un CEO’su Jeff Bezos sessiz toplantıların öncüsü olabilir. Kıdemli yöneticileriyle yaptığı toplantılarda, konuşmaya başlamadan önce herkes yaklaşık 30 dakika boyunca önlerindeki dokümanları okuyarak notlarını çıkarıyor. Bu uygulama aslında zaman tasarrufu için tasarlanmış. Bu sürede, çalışanlar konuyla ilgili verilere hakim oluyor, tezlerini çıkarıyor ve karşı argümanlar oluşturuyor. Bezos’a göre, bu zamanı tanımadan çalışanlardan fikir beklemenin, ödevini yapmadan okula gelen çocuktan dersi anlatmasını istemekten bir farkı yok. Nihayet konuşma başladığında ise, herkes sadece gerekli kısımları konuşacağını bilir. Square’deki sessizlik Sessiz toplantılar aynı zamanda bir ödeme sistemi olan Square’de de kullanılıyor. Firmanın ürün ve satış müdürü Alyssa Henry, kağıt – kalemle çalışmak yerine Google Docs ve bilgisayarlarla çalışmayı tercih ediyor. Square’de bir yazılım mühendisi olan Pierre-Yves Ricau da Medium’da paylaştığı bir blog yazısında bu çalışma şekline alışmanın biraz zaman aldığını söylemişti: “Bir oda dolusu üst düzey Square yöneticisi, önemli bir toplantı için bir araya geliyor. Herkes sessizlik içinde bilgisayarına bakıyor. Dikkati dağıtabilecek olan tek şey, tuşlara basarken çıkan tıkırtılar. 30 dakika sonra, konuşma başlıyor.” Sessiz toplantıların baş rolündeki isim olan Henry’nin makul nedenleri var: “Araştırmalar gösteriyor ki, azınlıklar, kadınlar, uzaktan çalışanlar ve içe dönük çalışanların fikirlerini duymak geleneksel yöntemlerle pek mümkün olmuyor. Geleneksel yöntemler, yalnızca güçsüzlerin seslerini duyuramamasının yanında, konuşmalar sırasında araya giren ve diyalogları bölenler yüzünden – çoğunlukla bilerek yapılmamasına rağmen – iyi fikirleri duymak isteyen liderlere de engel oluyor.” Bu yöntem, sadece toplantı odasındaki insanlar için değil, dokümanlara herhangi bir yerden ulaşabilen herkes için çalışıyor. “Nihai amaç, fikirlerin arasından sesi en yüksek çıkan değil, en politik olan da değil, en doğru olanı bulmaya odaklanmış bir kültür yaratmak.” Sessiz uygulamanın bir artısı daha var: Tekrarları minimuma indiriyor. Herkes aynı doküman üzerinde çalıştığından, bir kişinin yaptığı yorumu veya sunduğu fikri bir başkasının görmeme şansı yok. Bunun yanında, toplantıların kayıtlarının ve fikirlerin kime ait olduğunun kaydı da rahatlıkla tutuluyor. Sebebi ne olursa olsun, Square’in kurucusu ve CEO’su Jack Dorsey bu yöntemin en büyük destekleyicilerinden. Sessizliğin bilişsel etkisi Kar amacı gütmeyen Post Growth Enstitüsü’nde çalışan iki avukat bir keresinde kendi uyguladıkları teknikle ilgili “inanılmaz üretken, esnek ve demokratik bir sanal işbirliği aracı” tanımlaması yapmıştı. Kağıt – kalem ve Google Docs’tan ziyade, “sessiz Skype” kullanılıyor. Taraflar hesaplarına giriş yaptıktan sonra sadece sohbet fonksiyonunu yazarak haberleşiyor. Avukatlar, video konferansların tersine, sessiz Skype’ın, gruplarına sürekli bir bilişsel artı sağladığını belirtiyor. Dikkatlerin dağılmasının engellendiğini belirten ikili, sürekli aktif dinleme yapmalarına gerek kalmadığına da parmak basıyor. Aynı zamanda, gönderilen dosya ve linkler arasında geçiş yapma zorunluluğu da ortadan kalkıyor. (dunyahalleri.com)